Arbejdsbeskrivelser Ringe Svømme-Klub

På denne side har vi samlet forskellige arbejdsbeskrivelser, som dækker både bestyrelse og udvalg. Formålet med siden er at give et overblik over kendte opgaver, samtidig skal siden fungere som overordnet instruktion for nye medlemmer i bestyrelse og udvalg.

Ud over disse beskrivelser vil der i nogle tilfælde også være adgang til diverse skabeloner og detaljerede instruktioner arkivet for trænere og udvalgsmedlemmer.
 
Formand
  • Klubbens nøgler
  • Oversigt over klubbens sponsorer
  • Kontakt til:
    • Midtfyns Fritidscenter
    • Faaborg-Midtfyn Kommune
  • Udtalelser til trænere
  • Repræsentere klubben ved diverse receptioner
  • Aftale ”vandtider” med MFC for den ordinære træning. Dette sker i januar måned for den efterfølgende sæson. Aftaler desuden ”vandtider” for de planlagte stævner i Ringe Svømmehal
  • Reservere vand til den specielle træning (maj, juni og august), weekend og træningslejre i Ringe
  • Medlem af Faaborg-Midtfyn Chip Timing (elektronisk tidtagning ved løb)
  • Udarbejder årets aktivitetskalender for Ringe Svømme-Klub. Dette sker i samråd med både trænere, K-udvalg og bestyrelsen

Kasserer

  • Ansvarlig for klubbens regnskab
  • Betaler alle regninger/opkrævninger/fakturaer
  • Ansvarlig for udarbejdelse af klubbens budget
  • Ansøgning og afregning af tilskud med kommunen
  • Lokaletilskud
  • Uddannelsestilskud
  • Følge op på restancer i forhold til svømmeres deltagelse i træningslejre og stævner
  • Forsikringer. Opbevarer klubbens forsikringspapirer og følger med i evt ændringer af klubbens forsikringer. Dels forsikring af klubbens faste ejendele og dels fællesforsikringen som er tegnet gennem klubbens hovedorganisationer (DIF og DGI)
  • Påsætning, aftaler og afregning med livreddere og trænere på ”alternativ afregning”

Sekretær

  • Redaktør og ansvarlig for udarbejdelse af elektronisk nyhedsbrev til alle medlemmer, minimum 4 gange pr. sæson
  • Skriver og udsender referat fra bestyrelsesmøder og generalforsamling
  • Tovholder på trænertur/trænerarrangementer

Eventleder

  • Ajourfører klubbens faste ”arbejdspapirer”
    • Kutymer
    • Vedtægter for Ringe Svømme-Klub
    • Arbejdsbeskrivelser
    • Oversigt over bestyrelse og udvalg
  • Sørger for gaver til bestyrelsesmedlemmer ved runde fødselsdage, samt ved afgang fra bestyrelsen
  • Skriver indstillinger til modtagelse af pokaler, hæder (f.eks. Nordea-pris) mv.
  • Opdaterer udvalgskasserne i depotet
  • Ansøgning til Ringe Kommune om nye aktiviteter m.m.
  • Arrangerer stævner i Ringe
  • Tilsyn med kopirum
  • Daglig drift af kopimaskine og indkøb af papir
  • Kontaktperson til arrangementsudvalget
  • Indkøb af gaver til afgående bestyrelsesmedlemmer

PR

  • Skriver PR til aviser

K-tilbehør

  • Ansvarlig for alle klubbens pokaler
  • Svømmebriller
  • Badehætter
  • Kontaktperson til Sportigan, samt indkøber af T-shirts, shorts m.m. gennem Sportigan
  • Medaljer
  • Tjekker pengekasser løbende for penge og afleverer disse til kasserere
Stævneklargøring 

  • Før et svømmestævne kan starte i Ringe Svømmehal skal der gøres klar til stævne. Dette skal gøres før svømmere, tilskuere og officials i øvrigt ankommer. Mødetid er derfor 1 - 1½ time før indsvømning starter, afhængig af stævnets størrelse og så skal følgende gøres klar:
    • I svømmehallen:
      • Stole skal sættes op
      • Tre runde plasticborde placeres i startenden
      • Blå rullemåtte lægges bag startskamlerne
      • Banetove lægges i vandet
      • Tyvstartsnor og vendetove sættes op
      • Evt. banner sættes op
    • Fra kopirummet:
      • Officialmapper gøres klar med skriver og diverse disksedler
      • Stopure gøres klar
      • Jobbet indbefatter ikke arbejde med eltid, tribuner og officials forplejning

Web master

  • Ansvarlig for klubbens hjemmeside


Indkvartering ved store stævner

  • Ansvarlig for indkvartering af svømmere, trænere m.m.


  • Sikkerhed ved indkvartering, herunder nattevagt


Medlemsregistrering/næstformand

  • Medlemsregistrering
  • Ind- og udmeldelse samt evt. opkrævning/tilbagebetaling af kontingent i løbet af sæsonen
  • Indberetning af medlemstal til DIF, DGI og Faaborg-Midtfyn Kommune
  • Ansøgning af Medlems- og aktivitetstilskud fra Faaborg-Midtfyn Kommune
  • Udskrivning af diverse medlemslister/holdlister til trænere
  • Tilretter procedurer for tilmelding til næste


Ø-udvalgsformand

  • Leder af baby, plaske, begynder, øvet, familie og motionshold
  • Afholde trænermøde ved sæsonstart for alle
  • ”Den røde tråd” fra baby til Ø-hold
  • Samle trænerne i grupper efter hold, oplyse hvad det forventes, der skal læres på de enkelte hold. Metoder til indlæring/”indsparker”/inspirere og motivere
  • Besøge de enkelte hold og følge undervisningen nogle gange i sæsonens løb. I den forbindelse opfølgning på sæsonmålene for holdet
  • Finde trænere til hele svømmeskolen
  • Aftale evt. alternativ afregning efter bestyrelsens linjer
  • 8.Holde sig orienteret om relevante kurser som tilbydes til trænerne
  • 9.Sørge for at der er en træner til stede ved Åbent-Hus-arrangementer

Ø-udvalgsmedlem

  • Samarbejder med formand for Ø-udvalg om diverse opgaver
  • Indhentning af børneattester for trænere og andre (se kutymer) – indhentes hvert år
  • Tovholder for afholdelse af eget trænerkursus i RSK-regi


    Ø-udvalgsmedlem

  • Tovholder på Store Ø-dag (afholdes i november og marts – ca.!)
    • Formål: At få udtaget svømmer til Ø-max og T-hold
    • Svømning 25m på maven og 25m på ryggen
    • Derefter nogle organiserede lege
    • Forplejning: forældre kaffe og kage, børn saftevand og kage
    • Udvalget bruger ”stævnet” til at spejde efter talenter. Samtaler med forældre og børn skal derfor holdes fra andet arbejde
    • Tilmelding via mail
    • 1 træner fra hvert Ø-hold, eller anden hjælper
    • Der laves program
    • Diplom til alle. Tidtagere skriver tiden
    • Stævnet anmeldes ikke til Dansk Svømmeunion - Ingen dommere/disk
    • Forældrehjælp til forplejning, tidtagning, lege og lign


    Ø-udvalgsmedlem
       
  • Tovholder på Aqua-Camp
    • Planlægger, arrangerer og gennemfører klubbens Aqua-Camp. Foregår i samarbejde med klubbens bestyrelse samt de trænere, der skal med på Aqua-Camp
    • Arbejdet er f.eks.
      • Information, reklamere, PR til avisen
      • Kontakt til Dansk Svømmeunion, trænere, tilmeldte
      • Planlægning af ugen sammen med trænerne
      • Tilstedeværelse i et lille omfang i den uge, hvor lejren afvikles
      • Udarbejde deltagerliste, budget og regnskab

Personaleleder

  • Holder styr på de frivillige i Ringe Svømme-Klub
  • Har liste / oversigt over bestyrelse, udvalg, officials, andre hjælpere – og også personer, der har givet tilsagn om at ville hjælpe, evt. senere
  • Sørger for information til alle hjælpere om arrangementer, kalender mm
  • Hjælper andre udvalg med at finde hjælpere til store stævner mm

Teknisk udvalg

  • Teknisk ansvarlig for
    • Internetopkobling i klublokale og svømmehal
    • TV, projektor og andet IT
    • ”Teknisk”kontaktperson til eltidsudvalg
    • Klubbens ejendele:
    • Kopimaskine
    • Videokamera
    • Fjernsyn, video, musikanlæg
    • Pokalskabe

Formand for K-udvalget

  • Fremkommer med oplæg/ønsker fra K-udvalget til bestyrelsen
  • Refererer / igangsætter beslutninger med relevans for K-udvalget fra bestyrelsesmøder til/i K-udvalget
  • Deltager i relevante møder under Dansk Svømmeunion, Region Syd og FynSvøm (normalt max 1 møde om året pr forum)
  • Arrangerer T-holdstræningslejr
  • Informere forældre angående:
    • Oprykninger / ændringer på holdene
    • Sæsonstart / træningstider
  • Mødes med trænerne angående:
  • Træningstider for den mere specielle træning (maj/juni, august og i weekender)
  • Holdenes sammensætning
  • Evt. nye træneremner
  • Træneruddannelse


    K-udvalg

  • Laver dagsorden til K-udvalgsmøder
  • Tager beslutningsreferat af møder i K-udvalg
  • Arrangerer / være tovholder ved / informerer om:
    • Træningslejr i efteråret for K1 og K2
    • Nordhornturen (plejer at være for K1 og K2)
    • Arrangerer kost, logi og kørsel for stævner uden for Ringe, hvor dette besluttes på møde i K-udvalget
    • Sørger for det praktiske vedr. kørsel og tilmelding til overnatning og bespisning i forbindelse med DMH.
    • Udarbejder info-sedler til svømmere m.fl. ved ovennævnte stævner. Denne skal være offentliggjort på klubbens hjemmeside senest om tirsdagen ugen inden stævnet



K-udvalg– (”Halvårssedler”)

  • Udarbejder 2 gange årligt ”Halvårsseddel” på excel-regneark. Dels med alle svømmere og dels med alle arrangementer i kommende halvår i samarbejde med officialansvarlige og arrangementsudvalg
  • ”Halvårsseddel” påført de enkelte svømmere mailes ud til trænerne til afkrydsning (Orange = sikker deltagelse, gul = kravtid skal opnås)
  • Når ”Halvårsseddel” kommer retur fra trænerne påsættes official, holdledere, forplejning og biler
  • ”Halvårsseddel” sendes derefter elektronisk til svømmer og forældre for at få deres bekræftelse, evt. med ændringer
  • De svømmere/forældre, der ikke svarer, rykkes!
  • ”Stævnedeltagelse” offentliggøres til sidst på hjemmesiden
  • Opsøgende i forhold til at finde nye forældre, der vil uddanne sig til official
  • Tilmelde til officialkurser i samarbejde
  • Opdatere officiallister


    K-udvalg - Stævner

  • Udarbejde stævnetilmeldingslister ud fra overordnede halvårsseddel. Disse sendes til trænerne
  • Trænerne returnerer de udfyldte lister, der tilmelder ud fra disse
  • Tilmelde svømmere og officials via WINGRODAN - anmeldelister sendes til arrangerende klub
  • Tilmelde hold og officials til DMH i samarbejde med trænerne
  • Tilmelder også det nødvendige antals officials ud fra den overordnede halvårsseddel
  • Sender endvidere kopi af stævnetilmeldingssedlen til den person, der skal udarbejde informationssedlen til svømmer/forældre omkring stævnet
  • Sørger for licenstilmelding til Dansk Svømmeunion
  • Udarbejde informationssedler til svømmer/forældre omkring stævnet

    K-udvalg - ½ årssedler

  • Registrerer økonomien bagved ”Halvårssedler”
  • Opkrævninger på dette sendes til forældrene (se punkt hos kasserer)

K-udvalg – Registrering

  • Nåle
    • Efter hvert stævne udskrives nålelister
    • Skriver nåle diplomer til svømmerne, og hurtigst muligt lægge dem i de respektive trænerkasser
    • Sørge for at have nåle i nålekassen (bestilles hos Dansk Svømmeunion)
    • Holde styr på sølvdelfin pokalen og sørge for indgravering
    • Holde styr på guld pokalen og sørge for indgravering
    • Indskrive nålene på nålelisten og opdatere ”alle nåle”listen
  • Klubrekorder
  • Tjekke nye klubrekorder efter hvert stævne
  • Indføre klubrekorder i klubrekordmappen
  • Opdatere skemaet med alle klubrekorder
  • Klubmestre
  • Indskrive siden med årets mestre i klubmesterskabsmappen
  • Opdatere siderne med alle RSK’s klubmestre
  • Opdatere siden med klubmesterskabsrekorderne
  • Skrive diplomer til de nye klubmesterskabsrekordindehavere
  • Fynske og danske mestre
  • Fører lister over de svømmere der opnår 1. pladser ved fynske eller danske mesterskaber, med henblik på hædring i Faaborg-Midtfyn Kommune

K-udvalg – Officialansvarlig

  • Tilmelding til officialkurser
  • Opdatering af officiallister
  • Finde nye officials

    Legeredskabsbestyrer

  • Sørger for orden i depotet hvor klubbens redskaber opbevares
  • Sørger for det/de årlige indkøb af supplerende og nye redskaber inden for Ø-udvalgets område. Beløbsramme årligt: 2.500 kr. Yderligere penge ansøges hos bestyrelsen
  • Alle trænere opfordres til at komme med forslag til indkøb løbende til bestyreren


Eltidsudvalget

  • Planlægger selv, hvem der kommer til hvilke stævner
  • Sætter op, tager tid og pakker sammen igen….


Bænkeudvalget

  • Opsætning af bænke i forbindelse med store stævner
  • Opsætter projektor og skærm
  • Supervisor på nedtagning af bænke efter stævneafslutning


Livredderudvalg

  • Ansvarlig for uddannelse af livreddere


Arrangementsudvalget

  • Arrangerer bespisning ved overnatningsstævne
  • Reserverer lokaler på Nordagerskolen ved kontakt til Troels Stubager
  • Laver forslag til menu, der kan gives til de inviterede klubber
  • Planlægger, indkøber, laver og serverer mad for alle deltagerne
  • Henter og bringer diverse fra klublokalet
  • Udvalget står for alt det praktiske ved klubbens bankospil i november
  • Sørger for ”bankomaskine”, plader, andemad, præmier mm
  • Arrangerer Amerikansk lotteri
  • Sørger for mulighed for kaffe, sodavand mm
  • Stiller borde og stole op – og rydder op bagefter
  • Pokalaften– står for det praktiske, ikke selve ”indholdet”
  • Sørger for mulighed for kaffe, sodavand m.m.
  • Stiller borde og stole op – og rydder op bagefter
  • Udvalget datofastsætter ikke arrangementerne, det gør bestyrelsen. Alle datoer findes på klubbens kalender på www.rsksvoem.dk
  • Arbejdet organiseres ved at udvalget samles én gang årligt og aftaler en arbejdsfordeling.

Følgende skal aftales:

  • Hvem reserverer lokaler til de arrangementer, der kræver dette
  • Hvem køber ind, og hvor meget skal købes
  • Hvem skaffer de andre fornødne ting til f.eks. bankospil

Hvem laver notat efter arrangementet, så der er tilrettede lister til næste år


Forplejningsudvalg

  • Planlægger selv, hvem der kommer til hvilke stævner
  • Køber ind
  • Står for forplejning af alle official og hjælpere ved alle stævner i Ringe

Tilsyn med køkken

  • Tjekker tingene!
  • Fejer gulv
  • Tømmer køleskab for gamle varer
  • Stiller alt affald udendørs (afhentes af Fritidscenterets personale)
  • Ny sort sæk i stativ
  • Vasker jævnligt viskestykker og klude
  • Indkøber
    • Sorte sække
    • Små affaldsposer
    • Kaffeposer
    • Diverse opvaskemidler
  • Laver evt vejledende opslag for brug af køkkenet
  • Kommer evt med forslag til indkøb af nye eller supplerende køkkenting
  • Skifter elpærer – dog kun når de er sprunget…
  • Bilag på udgifter lægges i kassererens kasse. Husk at påføre eget bank-kontonr.

Plet-og-plotte-udvalg

  • Plet-og-plotte-arrangement afholdes efterår og forår. Datoerne fremgår af klubbens officielle kalender og fastsættes af bestyrelsen
  • Arrangementet er for alle klubbens begyndere og øvede svømmere, men også plaske- og familieholdssvømmere er velkomne. Formålet er at vise, hvor langt svømmeren er nået, deltage i et arrangement, få en god oplevelse og prøve ”en slags stævne”
  • Udvalget står for alt det praktiske i forbindelse med afviklingen af dagen:
    • Information til svømmere og trænere før arrangementet
    • Laver program/deltagerliste
    • Kopierer, skriver og uddeler diplomer
    • Sørger for at der er stofmærker til deltagerne, udleverer disse
    • Sørger for at få taget billeder samt skrive en lille tekst til klubbladet
    • Arbejdet koordineres med stævneudvalget, da der oftest også er svømmestævne samme dag


Sponsorudvalg (består af nedennævnte underudvalg)


Overordnet sponsoransvarlig ?


Fundraiser ?


  • Udvalg / person, der udfærdiger ansøgninger til fonde


Sponsorstævne

  • Arrangerer årets sponsorstævne (dato fastlægges af bestyrelsen sammen med trænerne)

o Kopierer det nødvendige materiale

o Infofolder til sponsorer Sponsorkontrakter

o Labelslister med oversigter over sponsoremner

o Sidste års sponsor-lister

o Udleverer og informerer trænere og svømmere (og forældre) på K- og T-hold

o Holder løbende tæt kontakt med svømmere (og forældre) i de ca. 3-4 uger, der samles sponsorkontrakter

o Samler sponsorkontrakter

o Laver program for sponsorstævnet

o Printer sponsorbeviser

o Er tovholder på indsamling af indtjente beløb ved sponsorsvømning



Sponsoraftalen med OK-Benzin og Superbrugsen:

  • Hjælp ved OK-benzin-arrangementer, fordi Ringe Svømme-Klub har en sponsoraftale med Superbrugsen og OK- benzin
  • Hvor:

OK-tanken ved Lombjergevej, evt. i Super-Brugsen

  • Omfang:

Et typisk år: 1-2 arrangementer om foråret og 1-2 om efteråret

  • Hvor mange:

Ringe Svømme-Klub skal stille med to personer til hvert arrangement (en sjælden gang tre personer). Derfor er ønsket, der er en fast gruppe på 2 - 4 personer, der selv fordeler vagterne.

  • Tidspunkt:

Enten fredag eftermiddag kl. 16-18 eller lørdag kl. 10-14

  • Hvad skal der laves:

Dele reklameting (lagkager / fodbolde osv.) ud for OK til de kunder på tanken som allerede har et OK kort,.

  • Bemærk:

Det skal understreges at vi IKKE skal fungerer som sælgere, men som "isbryderen", der skal få en kommende kunde til at snakke med OK repræsentanten som altid er til stede

  • Ekstra:

Yderligere er det frit for klubberne, som har disse sponsorater, selv at lave tiltag, der kan være med til at hæve det beløb som klubben kan optjene. Disse tiltag kam være at være til stede ved store arrangementer i Ringe, f.eks. Søsletteløbet, Hjerterdame turen, Starten på Danmark rundt.

Revideret december 2016
Formand Troels Stubager. 

Rutevejledning